Dès 2009, lors de la construction d’un complexe sportif (avec deux salles multisports, un dojo et une salle de musculation), la communauté de communes Loire Aubance a choisi d’investir dans le logiciel d’accès  et de gestion Booky de la société Bodet Software, afin de simplifier et moderniser la gestion du site, autrement dit en évitant de distribuer de nombreuses clés (source de pertes et de copies possibles). Par la suite, d’autres structures sportives ont été équipées (gymnase multisports, salles spécifiques…). L’investissement de départ inclut le logiciel, les lecteurs d’accès et l’équipement des premières portes, ainsi que l’installation sur site. Désormais regroupée sous le nom de communauté de communes Loire Layon Aubance, la collectivité gère dix équipements dont sept grâce à la solution Booky.

Une prise en main facile

La société Bodet Software propose une offre clé en main : audit, supervision du projet, installation du matériel d’accès, accompagnement des utilisateurs et support téléphonique inclus. Désormais, avec le mode Cloud, il n’y a même plus besoin d’installer le logiciel Booky ! Bodet Software prend en charge la gestion, l’hébergement et la mise à jour du logiciel, sans aucune intervention de la part de la collectivité. Aucune compétence ni ressource informatique n’est requise : elle peut accéder simplement au service via un identifiant et un mot de passe.

Quant à la prise en main du logiciel d'accès et de gestion, elle est plutôt simple d’après Fabrice Martin, responsable du service des sports de l’intercommunalité :« Dès le départ un agent a été formé et c’est toujours lui qui s’en charge. Il connaît donc très bien le fonctionnement et les différentes possibilités qu’offre le logiciel. Concernant les associations, nous organisons une réunion d’une à deux heures avec les dirigeants des nouveaux clubs pour leur présenter le fonctionnement et leur expliquer ce que nous attendons d’eux. De plus, une fois par an, une réunion générale avec l’ensemble des associations permet de répondre aux différentes questions concernant le logiciel ».

Une gestion simplifiée des équipements

Du point de vue des plannings, l’organisation est simplifiée. La collectivité définit les plannings annuels en gérant les réservations récurrentes durant les semaines « types ». Elle peut également très facilement gérer les réservations ponctuelles en repérant les créneaux disponibles en temps réel. Une fois la réservation validée, les droits d’accès sont automatiquement mis à jour et l’utilisateur pourra accéder à la salle sans délai, et seulement aux espaces programmés (tel vestiaire, tel local de rangement…). De manière générale, c’est un logiciel complet qui est parfaitement adapté aux utilisations d’équipements sportifs. C’est-à-dire une salle utilisée par différentes associations à des heures et des durées variées.

L’atout majeur de Booky réside en sa capacité de visualiser rapidement les statistiques d’occupation réelles des salles, en comparant ce qui est planifié, avec ce qui a été réellement consommé. Ainsi, les collectivités obtiennent des taux de fréquentation pertinents pour mieux planifier l’année suivante. 

Un gain concernant les coûts d’exploitation

Bien évidemment, le logiciel d'accès et de gestion Booky évite la présence d’un gardien sur site, celui-ci pouvant être affecté à d’autres missions. De plus, il permet d’optimiser le temps d’occupation des équipements en mettant en œuvre des programmes de gestion automatisés des flux d’énergie. Cette solution favorise un meilleur confort d’utilisation vis-à-vis des usagers, en programmant le préchauffage des salles ou en adaptant automatiquement l’éclairage aux horaires d’été et d’hiver. Mais surtout, elle permet de réaliser des économies de fonctionnement importantes. Par exemple, une baisse de consommation d’électricité d’environ 15 % pour la collectivité.